Frá árinu 2001 hefur það verið forgangsverkefni Þjóðskjalasafns, á sviði stafrænnar miðlunar, að birta manntöl sem það varðveitir á netinu. Meginmarkmiðið er að auka aðgengi fólks að þessum mikilvægu heimildum og stuðla að aukinni notkun þeirra með því að gera almenningi og fræðimönnum kleift að leita með áður óþekktum hætti í þessu mikla gagnasafni.
Hér á vefnum eru birt þrettán manntöl, 1703, 1835, 1840, 1845, 1850, 1855, 1860, 1870, 1880, 1890, 1901, 1910 og 1920. Upplýsingar úr Eyjafjarðar-, Þingeyjar- og Múlasýslum úr manntalinu 1870 glötuðust fyrir löngu er það því ekki heilt. Manntölin 1801 og 1816 bætast við á næstu misserum.
Manntalsvefurinn verður í stöðugri þróun. Yfirlestur og lagfæringar munu einnig vera viðvarandi verkefni. Miðað er við að hvert manntal sé að minnsta kosti prófað eða yfirlesið einu sinni.
Manntölin á netinu eru eins lík frumgerð þeirra og hægt er og skynsamlegt. Þannig verða manntalsupplýsingar ekki leiðréttar þótt aðrar heimildir sýni að upplýsingar í manntali séu rangar.
Flest manntölin á vefnum eru skráð eftir hinum vélrituðu eintökum Þjóðskjalasafns en þó eru manntölin 1855, 1901, 1910 og 1920 skrifuð upp eftir frumskjölunum.
Flest íslensk manntöl eru einungis aðgengileg á lestrarsal Þjóðskjalasafns í Reykjavík og hjá nokkrum héraðsskjalasöfnum í afritum. Rafræn gerð manntalanna er forsenda nýrrar notkunar og vinnslu manntalsupplýsinga. Tölvutæk manntöl skapa fjölmarga nýja möguleika til rannsókna. Netbirting þeirra verður bylting í aðgengi að þessum menningarauði. Þannig verða þau almenningseign.
Taka skal fram að tölulegar upplýsingar, sem birtast á vef þessum, eru ekki „leiðréttar“ eins og opinberar tölur úr manntölum hafa hingað til verið birtar. Einstaklingar eru, svo dæmi sé tekið, stundum tvítaldir og þannig eru heildartölur úr manntölum sem hér birtast hærri en opinberar tölur segja til um.
Árið 2001 hóf Þjóðskjalasafn vinnu við að tölvuskrá manntöl sem það varðveitir og birta þau leitarbær á netinu. Verkið gekk hægt þar til sérstök fjárveiting fékkst árið 2007 til þess að gera 10 manntöl stafræn og aðgengileg á vefnum á tveimur til þremur árum. Um er að ræða stærsta verkefni safnsins á sviði miðlunar til þessa. Katrín Jakobsdóttir menntamálaráðherra opnaði svo nýja manntalsvefinn 14. nóvember 2009. Á opnunardegi voru á vefnum ellefu manntöl, tvö þeirra ekki fullskráð. Fyrir almenning og fræðimenn var þetta bylting í aðgengi að þessum mikilvægu heimildum.
Sú stafræna gerð manntalsins 1703, sem birt var á vefnum 2001, var fengin hjá Hagstofu Íslands og var afrakstur ljóslesturs (OCR) á skönnuðum myndum af prentaðri gerð manntalsins. Þessari skrá var í ýmsu áfátt vegna þess að hún var að mestu vélunnin en hún hefur smám saman verið lagfærð af starfsmönnum Þjóðskjalasafns. Enn er netbirting manntalsins 1703 ekki fullnægjandi. Manntalið var ekki skráð samræmt á eyðublöð og því erfitt að búa til samræmda og einfalda netbirtingu sem tekur til allra afbrigða frumgerðarinnar. Stefnt er að úrbótum á þessu.
Nokkru eftir að manntalið 1703 birtist á netinu var falast eftir því við Friðrik Skúlason að hann léti Þjóðskjalasafni í té upplýsingar úr manntalinu 1835 sem hann hafði látið skrá í ættfræðigrunn sinn á sínum tíma með stuðingi Þjóðskjalasafns. Varð hann góðfúslega við því. Ýmsar upplýsingar manntalsins höfðu ekki verið færðar í skrá Friðriks en þeim hefur verið bætt við síðan.
Skipulegur innsláttur á manntölum á vegum Þjóðskjalasafns hófst sumarið 2003 í samstarfi við doktor Ólöfu Garðarsdóttur mannfjöldafræðing. Sumurin 2003 til 2006, unnu nemendur að innslætti manntala. Tvisvar sinnum (2005 og 2006) fengu Þjóðaskjalasafn og Ólöf Garðarsdóttir saman styrk frá Nýsköpunarsjóði námsmanna til þess að skrá og kóða manntalsupplýsingar. Framlag Nýsköpunarsjóðs er þakkarvert og skipti miklu um framgang verksins og var mikilvægur stuðningur við þá hugmynd að búa til rafrænar gerðir manntala til birtingar á vefnum.
Ólöf Garðarsdóttir og Þjóðskjalasafn lögðu manntalsgögn sem þau unnu í sameiningu til alþjóðlega rannsóknarverkefnisins North Atlantic Population Project (NAPP),sem Ólöf hefur tekið þátt í því. Markmið verkefnisins er að safna rafrænum manntalsgögnum nokkurra landa í einn grunn og vinna að samræmdri kóðun á grunnbreytum í því augnamiði að greiða fyrir samanburðarrannsóknum á sviði sagnfræði og félagsvísinda, einkum fjölskyldu- og fólksfjöldasögu. Gagnagrunnur þessi er í Minnesota Population Center.
Árin 2003 til 2006 var unnið við þrjú manntöl 1870, 1880 og 1901. Ólöf Garðarsdóttir og Hálfdan Helgason lögðu verkefninu til skrár með hluta af upplýsingum úr manntölunum 1870 og 1880. Þær skrár þörfnuðust lagfæringa og innihéldu ekki allt manntalið. Ákveðið var að skrá 1870 að nýju. Manntalið 1901 var að hluta skráð á þessum árum og þær færslur voru færðar inn í nýjan manntalsgrunn. Annars var skráningu manntalsins 1901 lokið í átaksverkinu sem hófst 2008. Þá ber að nefna að Hálfdan Helgason lagði Þjóðskjalasafni til Excel-skrár með upplýsingum úr manntalinu 1816, en vinnu við þau gögn er ekki lokið. Árið 2007 var lítið unnið við stafræna gerð áðurnefndra manntala. Ýmsar lagfæringar og viðbætur voru þó gerðar.
Friðrik Skúlason og Íslensk erfðagreining óskuðu eftir samstarfi við Þjóðskjalasafn um að færa manntalið 1762 á stafrænt form. Það varð úr og hafist var handa við skráningu upplýsinga úr manntalinu í lok september 2007 og er að mestu lokið. Manntalið er skráð stafrétt eftir frumritinu. Friðrik Skúlason og Íslensk erfðagreining munu svo nota upplýsingar manntalsins í ættfræðigrunn sinn, Íslendingabók. Þjóðskjalasafn mun áður en langt um líður veita almenningi aðgang að þessu, nú óaðgengilega, manntali á vef sínum.
Þrátt fyrir góðan vilja var bolmagn Þjóðskjalasafns til að færa manntöl í stafrænan búning lítið og miðaði því verkinu hægt. Einungis tvö manntöl komust á vefinn á árabilinu 2001 til 2007. En auk sjálfs skráningarstarfsins er umtalsverð vinna fólgin í að búa til gagnagrunna og forrita vefviðmót og vefvirkni. Til þess hafði Þjóðskjalasafn ekki fjármagn. Það hafði ekki fengið til þess sérstakan stuðning, hvorki hjá hinu opinbera né hjá einkaaðilum þrátt fyrir umsóknir þar að lútandi.
Á þessu varð mikil og óvænt breyting síðsumars 2007. Þá ákvað ríkisstjórnin að grípa til mótvægisaðgerða gegn atvinnuleysi á landsbyggðinni vegna tímabundins samdráttar í aflamarki þorsks.[2] Stjórn Þjóðskjalasafns ákvað í framhaldi af því að leggja til að það fengi fjármagn til þess að láta vinna sértæk verkefni í nokkrum héraðsskjalasöfnum og skapa þannig ný störf á landsbyggðinni. Ríkisstjórnin samþykkti tillögu Þjóðskjalasafns um skráningu manntala í þessu skyni og skyldi verkefnið standa árin 2007, 2008 og 2009.
Verkefnið fól í sér að færa tíu manntöl í stafrænan búning og birta þau á netinu á tveimur árum, 2008 og 2009. Manntölin sem unnið skyldi með eru frá árunum 1840, 1845, 1850, 1855, 1860, 1870, 1890, 1901, 1910 og 1920.
Ein af forsendum verkefnisins var að það yrði unnið í hérðasskjalasöfnum, fyrst og fremst. Þar með væri gætt öryggis skjalanna, tryggð fagþekking á vinnustað, auk þess myndu söfnin eflast að umfangi og reynslu.
Manntölin voru slegin inn í miðlægan gagnagrunn Þjóðskjalasafns sem vistaður er í Reykjavík. Réttara er að tala um gagnagrunna vegna þess að hvert manntal var fært í sérstakan grunn sem sniðinn var að sérkennum þess. Starfsmenn Þjóðskjalasafns hafa hannað gagnagrunnana með aðstoð utanaðkomandi sérfræðings og hafa alfarið hannað og forritað viðmót og alla virkni í innsláttarviðmóti og skráningu. Skráning fór fram á netinu og var unnið við það í þremur héraðsskjalasöfnum, í Héraðsskjalasafni Vestmannaeyja, í Héraðsskjalasafni Austfirðinga á Egilsstöðum og í Héraðsskjalasafni Skagfirðinga á Sauðárkróki. Auk þess var ríflega eitt manntal skráð af fyrirtækinu Forsvari ehf á Hvammstanga.
Heildaráætlun verkefnisins um skráningu manntala úti á landi miðaðist við að það þyrfti um það bil 20 ársverk til að ljúka vinnu við umrædd 10 manntöl. Alls var gert ráð fyrir að rúmlega 660.000 færslur (einstaklingar) yrðu skráðar.
Þar sem um birtingu heimilda er að ræða var miðað við að manntölin væru birt eins lík frumgerð þeirra og hægt er og skynsamlegt. Þannig verða manntalsupplýsingar ekki leiðréttar þótt aðrar heimildir sýni að upplýsingar í manntali séu rangar.
Sjö manntöl voru slegin inn eftir hinum vélrituðu gerðum manntalanna sem Þjóðskjalasafn lét gera á 6. áratug 20. aldar. Manntölin 1855, 1901, 1910 og 1920 voru skráð eftir frumriti. Skráning eftir frumriti tekur lengri tíma þar sem lesa þarf mismunandi skrift, slá inn stafrétt o.s.frv. Það var talið tilvinnandi að skrá þessi fjögur manntöl eftir frumritum til þess að gefa notendum aðgang að dæmum um slíkar heimildir sem sýna rithátt og stafsetningu fyrri kynslóða. Ekki hafa verið til slíkar rafrænar útgáfur. Með þessu gefst fræðimönnum og ættfræðiáhugafólki kostur á nýjum rannsóknargögnum.
Sem áður segir eru flest manntölin skráð eftir vélrituðu manntölunum. En það eru afrit mikið slitinna frumrita sem þurfti að taka úr notkun á sínum tíma. Mun fljótlegra er að slá inn eftir þessum manntölum vegna þess að þau eru auðlæsileg. Í ljós hefur komið að þau eru ekki námkvæm eftirgerð frumritanna vegna þess að tæknin gerði það ekki kleift. Ritvélar þess tíma takmörkuðu t.d. stærð pappírs sem notaður var. Engu að síður eru allar meginupplýsingar manntalanna þar að finna. Sleppt var að færa í þau upplýsingar um trúarbrögð eftir að farið var að skrá þær. Þá eru fatlanir sérstaklega auðgreindar í frumritum en færðar í athugasemdadálk í vélrituðu manntölunum. Fleiri dæmi eru um að upplýsingar í aðgreindum dálkum í frumriti séu færðar í einn dálk í vélrituðu gerðinni. Við skráningu vélrituðu manntalanna í nýja manntalsgrunninn voru upplýsingar, sem skráðar voru í athugasemdadálk (svo sem fatlanir), færðar í sérstaka reiti í grunninum.
Þegar á hólminn var komið reyndist ekki skynsamlegt að skrá manntalið 1920 eftir vélrituðu gerð þess. Hún var of langt frá frumgerðinni og ýmsar upplýsingar frumgerðarinnar voru ekki í vélritinu. Þess vegna var ákveðið að skrá það eftir frumgerðinni.
Það er almennur galli við vélrituðu manntölin að vinnubrögð við uppskrift þeirra voru ekki nægilega samræmd. Í sama manntali getur verið allur gangur á hvernig skráð var, stundum var nálægt því skrifað stafrétt og stundum orðrétt o.s.frv. Í þessum nýja mannalsgrunni ritháttur ekki samræmdur. Skráningarfólk fékk þau fyrirmæli að skrá það sem það las í forriti sínu, hvort sem það var frumrit manntals eða vélrituð gerð manntals. Til að mæta þeim vanda sem þetta skapar við leit í grunninum verða skrár með mannanöfnum skrifuðum með nútímahætti hafðar undirliggjandi í grunninum og nútímagerðin látin vísa á nöfn manna skráð með eldri rithætti.
Skráning hófst í febrúar og mars 2008 og síðan hafa 30 einstaklingar, mest konur, unnið við skráninguna, lengur eða skemur, í hlutastörfum. Skráningu lauk í árslok 2010.
Öll manntöl eru yfirlesin einu sinni. Auk þess eru innslegin gögn svo athuguð með vélrænum prófunum af starfsmönnum Þjóðskjalasafns. Þar var til dæmis borið saman aldur og hjúskaparstaða. Fundnir voru þeir sem eru giftir en undir 20 ára aldri og þær upplýsingar svo bornar saman við frumritið (vélritið). Borið var saman kyn og endingar í föðurnafni, dóttir og son. Auk þess var leitað að auðum sætum, bilum á undan og eftir orðum, óleyfileg tákn og fleira í þeim dúr. Þannig hafa gögnin verið talsvert bætt að loknum venjulegum prófarkarlestri. Um nokkurt skeið má gera ráð fyrir að hinar rafrænu gerðir séu ekki villulausar frekar en önnur manna verk. Ábendingar um rangar færslur eru vel þegnar en ítrekað skal að raunverulegar villur, sem eru í sjálfum manntölunum, verða ekki leiðréttar.
Ljóst var að þeir starfsmenn, sem ráðnir yrðu til vinnu við innslátt manntalanna, hefðu ólíkan bakgrunn og fæstir með reynslu af slíku starfi. Þekking þeirra á manntölum var eðlilega lítil. Mikilvægi námskeiðs til að skapa sameiginlega þekkingu og forsendur starfsmanna til verksins var augsýnileg. Skipulagt var hnitmiðað námskeið til að kenna starfsmönnum til verka og setja verkefnið í samhengi við starfsemi Þjóðskjalasafns og hvernig skjalasöfn miðla þeim menningararfi sem þau varðveita. Námskeiðið hafði tvíþætt markmið: 1. Að kynna hlutverk og starfsemi Þjóðskjalasafns og mikilvægi skjala sem það varðveitir. 2. Að kynna manntölin og verkefnið um stafræna gerð manntala, nýjan gagnagrunn og verklag. Skráningarvinnan hófst í Vestmannaeyjum í byrjun febrúar 2008.
Eftir starfsauglýsingar og ráðningarferli voru ráðnir sex starfsmenn, allt konur. Námskeið fyrir þessa nýju starfsmenn Héraðsskjalasafnsins stóð í þrjá daga 5. til 7. febrúar. Fyrstu tvo dagana fór fram nám og þjálfun í Þjóðskjalasafni en þriðji og síðasti dagurinn var fólginn í því að hleypa verkinu af stokkunum á heimavelli. Starfsmenn Þjóðskjalasafns fóru með hinum vaska hópi Eyjastúlkna til Vestmannaeyja og aðstoðuðu og leiðbeindu fyrsta daginn. Það má geta þess að þessi upphafsþáttur í manntalsverkefninu var hluti af norrænu verkefni sem Þjóðskjalasafn tók þátt í. Það snerist um að kortleggja með hvaða hætti söfn stuðla að námi eða þroska á tilteknum hæfileikum notenda safnanna eða starfsmanna. Það var einkum þjálfun starfsmanna til nýrra verka og menntunargildi verkefnisins sem var til umfjöllunar þar.[1]
Eftir sams konar undanfara, auglýsingar, ráðningarferli og sameiginlegt námskeið hófst innsláttarvinna á Sauðárkróki og á Egilsstöðum í mars 2008.
Þegar nýi manntalsvefurinn var opnaður 14. nóvember 2009 var lokið við 80% af skráningarvinnunni og allnokkrum prófarkarlestri ólokið. Þrátt fyrir það var rík ástæða til að opna aðgang að gögnunum, gera Íslendingum sem öðrum kleift að hagnýta sér þetta gríðarlega upplýsingamagn til nýrrar þekkingar og sköpunar. Á þeim tíma voru ellefu manntöl aðgengileg á vefnum. Síðar bættust manntölin 1880 og 1920 við.
Í mars 2015 var endurskoðaðri útgáfu manntalsvefsins hleypt af stokkunum. Útlit og virkni voru bætt verulega og umsjónarkerfi aukið við. Áfram verður unnið að því að bæta manntalsvefinn eftir því sem efni og aðstæður leyfa.
______________
[1] Þjóðskjalasafn Íslands er aðili að norræna verkefninu Nordisk Centrum for Kulturarvspedagogik. Þessum samstarfsvettvangi var hleypt af stokkunum árið 2004. Þar vinna söfn á Norðurlöndum þverfaglega að viðfangsefnum sem stuðla að betri og meiri miðlun á menningararfi norrænna þjóða. Miðstöð starfsins er í Östersund í Svíþjóð. Skýrsla um verkefnið sem hér er nefnt kallast Kulturarvens muligheder i almen kompetenceudvikling. Verkefnið var styrkt af norrænu ráðherranefndinni.